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Huit nouveaux collaborateurs à équiper avant lundi. Sur le bureau du responsable administratif, les devis s’accumulent. Il faut des ordinateurs portables, quelques écrans, des casques. Le budget prévu commence déjà à déraper.
Le plus embêtant, c’est que ces recrutements concernent un projet de quelques mois. Une fois le contrat terminé, l’entreprise ne sait pas si elle conservera toute l’équipe. Acheter du matériel pour plusieurs milliers d’euros, dans ces conditions, mérite réflexion.
Ce problème concerne surtout les petites structures. Elles n’ont pas toujours de stock d’ordinateurs disponibles, ni de service informatique capable de gérer les arrivées et les départs.
Louer des ordinateurs, une idée à creuser
Pour une mission temporaire, la location de matériel informatique pour le télétravail permet de disposer des équipements sans les acheter. L’entreprise paie pendant la période d’utilisation, puis restitue les appareils selon les conditions prévues.
Cela peut éviter d’immobiliser une somme importante dès le départ. Mais le calcul mérite d’être fait sérieusement.
Un contrat de location peut comprendre l’assistance technique, le remplacement d’un ordinateur défectueux ou d’autres prestations. Il peut aussi prévoir des frais en cas de restitution anticipée. Autrement dit, deux offres au même tarif mensuel ne se valent pas forcément.
Le vrai coût se cache parfois ailleurs
Dans une PME, préparer un ordinateur neuf prend du temps. Il faut installer les logiciels, créer les comptes, régler les droits d’accès. Et lorsque quelque chose ne fonctionne pas, on appelle souvent la personne qui s’y connaît un peu mieux que les autres. Ce n’est pas toujours un informaticien.
Prenons un cabinet comptable qui recrute pendant une période chargée. Si un appareil tombe en panne, le problème n’est pas seulement le prix de la réparation. C’est aussi le travail interrompu, les dossiers qui attendent et le temps perdu à trouver une solution. La maintenance compte donc autant que le tarif affiché.
Un équipement adapté au travail réel
Tous les salariés n’utilisent pas leur ordinateur de la même manière. Pour quelqu’un qui travaille quotidiennement sur des tableaux, un écran supplémentaire peut devenir indispensable. Un autre aura surtout besoin d’un casque fiable pour ses réunions.
L’administration française rappelle d’ailleurs, sur Service-Public.fr, que les frais professionnels liés au télétravail peuvent inclure le matériel informatique, les logiciels et les outils de connexion.
Reste à savoir qui fournit quoi, et dans quelles conditions. Une question à régler avant que le salarié commence à travailler depuis son domicile, plutôt qu’après les premières difficultés.
Et six mois plus tard ?
Le projet est terminé. Trois collaborateurs restent dans l’entreprise, cinq s’en vont. Avec du matériel acheté, les ordinateurs inutilisés peuvent être attribués à de futurs salariés. Encore faut-il que de nouveaux recrutements soient prévus. Sinon, les appareils risquent de rester dans une armoire pendant des mois.
La location permet parfois d’éviter ce stockage. En revanche, pour des postes permanents, acheter peut être plus avantageux sur plusieurs années. Le choix dépend donc moins d’une préférence générale pour l’achat ou la location que de la durée réelle d’utilisation.
Avant de signer un devis, une PME gagnerait à vérifier une chose toute simple : de combien d’ordinateurs aura-t-elle encore besoin dans un an ?
